درباره مدیریت زمان - قسمت اول
پیش‌نوشت1: این‌هایی که
می‌خواهم بگویم را همه می‌دانیم و لااقل در مقاطعی از زندگی‌مان از این نکات ریز
استفاده کرده‌ایم. اما چون بسیار بیش‌تر از چیزی که فکرش را می‌کنیم، فراموش‌کاریم،
بد نیست مثل خیلی چیزهای دیگر زود به زود برای خودمان مرورشان کنیم.
پیش‌نوشت2: بعضی نکات
خیلی بیش‌تر از چیزی که ما فکر می‌کنیم مهم و اثرگذارند. به نظرم بسیاری از مشکلات
ما از این مسأله ناشی می‌شوند که عمومن در مورد اهمیت نکات و موضوعات دچار خطا می‌شویم.
من به شخصه سهم خیلی از نکاتی که در ظاهر کم اهمیت جلوه می‌کنند را روی موفقیت
(همه می‌دانیم که چنین چیزی وجود خارجی ندارد؛ لازم نیست به‌م یادآوری‌ش کنید.) انسان‌ها
زیاد ارزیابی میکنم. این مسأله به تجربه هم برای‌م اثبات شده. سریع‌القلم مجموعه
نوشته‌هایی دارد به اسم ویژگی‌های سی‌گانه. توی ویژگی‌هایی که برای افراد توانا بر
می‌شمارد، اشاره می‌کند که افراد توانا خیلی روی کلماتی که انتخاب می‌کنند دقت
دارد. این را قبلن شعبانعلی هم به انواع روش‌های مختلف به ما گفته. اصلن وقتی نگاه
میکنی به همین دو نفر به عنوان مصداق دو انسان موفق (لااقل در نگاه من) میبینی
که خود این‌ها خیلی خیلی خیلی زیاد روی جزئیات دقت دارند. همین سی‌گانه‌های سریع‌القلم
را اگر بخوانید، متوجه منظورم می‌شوید. در مورد شعبانعلی که باید بگویم توجه به
جزئیات از تمام نوشته‌های‌ش و شخصیت‌ش می‌بارد. استفاده‌ی دقیق از کلمات، ارائه راه حل‌های
کارآمد برای مشکلات رایج اما به ظاهر کم اهمیت و ساده مثل عدم تمرکز، اهمال‌کاری، درگیری با
شبکه‌های اجتماعی و نرم‌افزارهای پیام‌رسان برای نمونه کافیست. قبلن هم توی متمم نوشته‌هایی از دن اریلی منتشر کردند که در آن‌ها دن اریلی در ستون وال
استریت ژورنال به سوالات ساده و حتا می‌شود گفت مسخره‌ی مردم مثل: "صبح‌ها
موقع پا شدن جوراب‌هایم را پیدا نمی‌کنم. چه کار کنم؟" و "چه‌طور موقع بیرون رفتن‌های
گروهی از بقیه هم بخواهم که در پرداخت هزینه‌ها مشارکت کنند؟"بسیار دقیق و
با جزئیات به سوالات پاسخ می‌دهد. پاکروان هم به مثابه مثالی دیگر از انسان‌های موفق چنین
ویژگی‌هایی دارد. به نظرم بسیار پررنگ‌تر از ویژگی‌هایی مثل پشت‌کار (که این هم
انصافن جزو کلیدی ترین ویژگی‌های افراد موفق است.)، تعصب، اخلاق، دانش فنی
و خیلی ویژگی‌های دیگر، نقش نگاه ساده و جزئی نگر (این‌ها متناقض نیستند.) توی
موفقیت ش مشهود است.
خلاصه اینکه من فکر میکنم تفاوت اصلی افراد موفق با ماها توی تفاوت تشخیصِ نکات و ریزهکاریهای مهم از بقیه نکات و جزئیات است.
پیش‌نوشت3: در مورد چیزهایی که می‌نویسم، مطالعه نداشته ام و نمی‌دانم چه‌قدر دارم چرند می‌گویم. این نوشته‌ها صرفن دیدگاه شخصی من هستند و نمی‌خواهم ازشان دفاع کنم.
پیش‌نوشت 4: طولانی شد.
قسمتی از آن را می‌گذارم که بعدن بنویسم (قول نمیدهم.).
یکی از دو باری که شعبانعلی را از نزدیک دیدم، روزی
بود که برای سخنرانی کردن در مورد مدیریت زمان به دانشگاه آمده بود. کسی که به ادعای
خودش در شبانه روز کم‌تر از دو سه ساعت می‌خوابد، سخنرانی‌ش را با این جمله آغاز
کرد که به نظر من مشکل اصلی ما کمبود زمان نیست. کسانی که برای کمبود زمان راه‌حل
ارائه می‌کنند، دارند آدرس غلط می‌دهند. زمان به قدر کافی هست. مشکل ما در مدیریت
کردن آن است.
من خودم مشکل مدیریت زمان دارم. چه‌کسی ندارد؟ این‌ها را هم اگر می‌نویسم، اول برای رفرنس دادن به خودم است و در مرتبه‌ی دوم برای استفاده‌ی احتمالی سایر خواننده‌ها. اکثر مطالب خیلی ساده و تکراری‌ست اما لااقل برای من نیاز به مرور شدن دارد. سعی میکنم به اختصار بنویسم:
1. 1. سگمنتیشن، چرا و چگونه؟
سگمنتیشن می‌تواند ناظر بر "مدت زمان" و یا "حجم کار" باشد. فرض کنید شما تصمیم می‌گیرید از ساعت سه تا پنج یک قل دو قل بازی کنید و از ساعت پنج تا هشت سقف را نظاره‌گر باشید؛ از ساعت هشت تا یازده تلویزیون نگاه کنید و از ساعت یازده به بعد درس بخوانید. در اینجا شما دارید روی زمان سگمنتیشن انجام می‌دهید. حالا بیایید فرض کنیم شما تصمیم می‌گیرید فاز اول پروژه را در سه ماه اول و فاز دوم، سوم و چهارم را در هفته‌ی آخر انجام دهید. در این حالت شما در حال انجام دادن سگمنتیشن روی حجم کارهای خود هستید.
همان‌طور که احتمالن حدس می‌زنید، سگمنتیشن کلن چیز خوبی‌ست. لااقل من دو دلیل برای‌ش دارم:
I. مخصوصن در مورد کارهایی که زمان‌بر هستند و حجم زیادی دارند، در مورد تخمین زمان موردنیاز برای انجام دادن کل کار، دچار خطا می‌شویم. این خطا در مورد افراد خوشبین عمومن به آندر استیمیشن و برای افراد بدبین به اور استیمیشن منجر می‌شود که البته در هر دو حالت نتیجه یکسان است. افراد خوشبین به علت اینکه زیادی روی خودشان حساب می‌کنند، کار را به تعویق می‌اندازند و افراد بدبین به علت ترس و واهمه دچار اهمال‌کاری می‌شوند.
II. سگمنتیشن کمک کننده است چون ما آخر مسیر را با سرعت بیشتری می‌رویم. در بیست دقیقه‌ی پایانی یک مطالعه‌ی سه ساعته، تعداد صفحات بیشتری نسبت به نیم ساعت وسط خوانده می‌شوند. در نیم ساعت پایانی یک مسافرت پنج-شش ساعته، مسیر بیشتری نسبت به نیم ساعت میانی طی می‌شود. سگمنتیشن کمک کننده است چون به ازای اضافه کردن هر سگمنت، به درصد نسبی قسمت‌های آخر اضافه می‌شود.
با تمام این‌ها ما معمولن در سگمنت کردن دچار اشکال می‌شویم. به نظرم این اتفاق دو دلیلی اصلی می‌تواند داشته باشد:
I. خیلی وقت‌ها ما فقط روی زمان یا فقط روی حجم کار سگمنتیشن می‌کنیم.
II. در خیال خودمان سگمنتیشن می‌کنیم اما ته دلمان از ددلاین اصلی خبر داریم و می‌دانیم که اگر این قسمت را سر موعد تمام نکنیم، آسمان به زمین نمی‌آید و تا مهلت پایانی سگمنت آخر (خیلی وقت‌ها این مهلت پایانی لحظه‌ی مرگ است.) وقت داریم.
راه‌حل‌هایی که به ذهنم می‌رسد این‌ها هستند:
I. هم روی زمان و هم روی حجم کار تقسیم‌بندی را انجام دهیم.
II. روی ددلاین‌های‌مان سخت‌گیر باشیم و هر وقت کاری را سر موعد تمام می‌کنیم، به خودمان پاداش دهیم. (بعدن توضیح می‌دهم که بهترین پاداش در این مواقع چه پاداشی‌ست.)
پی‌نوشت: اه! چه‌قدر زر زدم. چندتا آهنگ گوش کنید بابا.
فیمس بلو رین کت – لئونارد کوهن
مهسا میم